SControlli, il software per la dematerializzazione dei controlli sul campo

SControlli, detto Software Controlli, nasce alla fine del 2006, inizialmente per dare la possibilità agli operatori dell’Asl di Mantova di inserire i controlli direttamente sul campo, senza accesso alla connessione internet.

Conforme con la ISO 9011

SControlli fu realizzato seguendo e rispettando la norma ISO 9011, che definisce le linee guida per gli audit di sistemi di gestione ambientali, della qualità, della sicurezza delle informazioni.

Le prime funzionalità prevedevano l’inserimento dei controlli direttamente sul campo, tramite l’utilizzo di un portatile o un tablet, con installato SControlli, e la stampa del relativo verbale. Automaticamente il controllo veniva trasferito al sistema regionale non appena disponibile una connessione internet.

Nel corso degli anni il software è stato adeguato alla normativa e sono state aggiunte nuove funzionalità e nuovi piani: inizialmente pensato solo per il piano alimenti uomo, poi è stato adeguato anche per l’inserimento dei controlli sulla sanità animale, per arrivare ad essere trasversale su tutte le aree.

Dematerializzazione dei dati

Attraverso SControlli è possibile la dematerializzazione dei dati, infatti, offre la possibilità di creare il controllo con tutti i dati direttamente nel software, firmarlo, da parte di entrambe le parti interessate, ed inviarlo al sistema di conservazione dell’ATS. Attualmente è possibile firmare il documento digitalmente, tramite Smart Card, o tramite firma grafica; prossimamente sarà possibile anche l’utilizzo della firma remota.

Una volta firmato, il verbale va in conservazione: la copia originale viene caricata sul sistema di conservazione a norma e, tramite mail o SMS, vengono inviate le credenziali d’accesso alla parte interessata per poter scaricare la copia conforme del verbale. Quindi vi è la completa dematerializzazione del controllo.

Inoltre, SControlli dialoga con il sistema centrale per recuperare diversi dati o caricarli, quali: le anagrafiche delle aziende, le nuove tipologie di impianto, i singoli controlli sulle unità operative selezionate, le credenziali degli utenti e i diversi privilegi.

Lavorare comodamente offline

SControlli consente di lavorare comodamente offline. Ciò permette all’operatore di inserire tutti i dati necessari direttamente sul campo, senza bisogno di collegamento a internet. Il sistema, inoltre, provvede al salvataggio automatico dei dati, senza il rischio che vengano persi durante i controlli. Infine, quando vi è la possibilità di collegamento a internet i dati vengono caricati online attraverso web services e il verbale viene mandato in conservazione.

SControlli consente anche la creazione di un’anagrafica fittizia al momento del sopralluogo, nel caso l’operatore non abbia avuto la possibilità precedentemente di scaricare dal database online l’anagrafica. Una volta online, al momento dell’upload del controllo il sistema andrà ad allineare i dati inseriti con quelli presenti nel database, controllando eventuali sovrapposizioni dei dati.

L’operatore quindi ha due possibilità di utilizzo: la prima, in cui scarica dal sistema a SControlli l’unità operativa su cui dovrà lavorare, inserendo su quella i controlli e poi caricandoli nuovamente nel sistema; la seconda, invece, in cui l’operatore opera su un’unità fittizia, creata direttamente sul posto e che poi andrà ad allineare al sistema. In questo modo è possibile lavorare completamente offline fino al momento del caricamento dei dati nel sistema.

Inserimento delle prestazioni e dei campionamenti

Nel corso degli anni SControlli si è ampliato, inglobando sempre più funzionalità.

Per diverse ATS lombarde è stato implementato l’inserimento delle prestazioni, permettendo di compilare direttamente nel software i dati delle attività fatturabili e non, inserite dai veterinari, per poi inviarle in fatturazione per la rendicontazione dell’attività.

Per altre ATS, invece, è stata implementata la possibilità di inserire i campionamenti legati alle diverse ispezioni. In questo caso, al momento della selezione dell’evidenza, si apre una maschera in cui è possibile inserire la matrice ispezionata, il laboratorio a cui viene inviato il campione, i quesiti diagnostici e, inoltre, è possibile stampare la scheda riepilogativa dei campioni inseriti.

Modelli per i controlli e i verbali

Il software permette anche la creazione di diversi modelli: per i controlli e per i verbali.
Partendo da un controllo esistente, è possibile creare un modello, da utilizzare in futuro, con inserite le diverse procedure precompilate; in alternativa l’operatore può creare da zero il modello per il controllo. In questo modo è possibile velocizzare notevolmente l’attività di inserimento dei controlli.

Similmente il sistema permette la creazione anche di modelli per i verbali, da utilizzare successivamente. L’utente può creare dei modelli in docx con all’interno i bookmark che il sistema andrà a compilare. Così facendo è possibile creare e utilizzare in autonomia qualsiasi modello di verbale si desideri senza bisogno di intervento esterno.

Altre funzionalità

Un’altra funzionalità, inserita negli anni, prevede l’utilizzo di memo per ridurre il tempo della compilazione dei controlli. Questa funzionalità è costituita da frasi preconfezionate e suddivise in categorie e sottocategorie, che l’utente può creare e gestire in autonomia, per poi inserirle tramite un apposito pulsante che auto-compila la frase.

Inoltre, nel corso degli anni ha visto la luce anche il sistema di scadenziari delle non conformità. Infatti, il sistema in automatico verifica le non conformità e le relative scadenze e avvisa l’operatore tramite mail dell’avvicinarsi delle data di scadenza di una specifica non conformità.

Semplicità di utilizzo e continuo aggiornamento dei dati

Per rendere ancora più facile e veloce l’utilizzo di SControlli è stato realizzato anche un pacchetto di installazione automatica del software e del relativo database, oltre ad un sistema di rilascio degli aggiornamenti automatico. Inoltre, all’avvio del software l’operatore può decidere con quale versione far partire SControlli, in quanto mantiene memoria di tutte le versioni esistenti.

Infine, SControlli è sempre in continuo aggiornamento riguardo i dati presenti nel suo database: le nuove procedure create, i nuovi piani del controllo, le nuove strutture.

Collegabile con altri software

Attualmente Software Controlli può essere collegato a diversi sistemi della suite di SIVIAN: SIVIAN Executing, per l’inserimento delle attività; SIVIAN Planning, per la pianificazione e rendicontazione delle attività; oppure SIVIAN Signer, il software dedicato alla gestione delle firme digitali e grafiche all’interno di diverse tipologie di documenti.

Ci sarà la possibilità, infine, di collegarlo anche a SIVIAN Santionibus, per trasferire i dati delle sanzioni relative alle non conformità riscontrate durante i controlli.

Insomma un sistema, facente parte dei Sistemi Informativi Sanitari, completo e sempre in continuo miglioramento per offrire tutto ciò di cui necessitano gli operatori per eseguire le diverse attività di controllo sul campo.